Chi tiền mặt

Hướng dẫn kế toán hạch toán các nghiệp vụ chi tiền mặt tại xã.

I. Chi tạm ứng cho cán bộ nhân viên

1. Định khoản

Căn cứ vào Đề nghị tạm ứng và phiếu chi tiền mặt đã được ký duyệt, thủ quỹ hạch toán:

Nợ TK 311 – Các khoản phải thu (Chi tiết người nhận tạm ứng)

Có TK 111 – Tiền mặt

2. Mô tả nghiệp vụ

  •  Cán bộ xã có nhu cầu tạm ứng tiền cho công việc (đi công tác, mua vật tư, chi hội nghị, tiếp khách…” sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng với các nội dung cần xin tạm ứng.
  • Căn cứ vào Đề nghị tạm ứng, kế toán lập phiếu chi và trình bộ hồ sơ bao gồm phiếu chi, đề nghị tạm ứng cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
  • Kế toán chuyển bộ chứng từ đã được ký duyệt cho thủ quỹ thực hiện chi tiền.
  • Thủ quỹ xuất tiền, ký trên phiếu chi và ghi nhận v ào sổ quỹ tiền mặt.
  • Kế toán căn cứ vào phiếu chi đã được ký nhận đầy đủ, tiến hành ghi nhận vào sổ chi tiết tiền mặt.

3. Ví dụ

Ngày 05/08/2020, kế toán làm thủ tục chi tiền cho cán bộ đi chuẩn bị cho hội nghị Nông dân giỏi được tổ chức vào 15/8/2020, số tiền 5.000.000đ.

4. Các bước thực hiện

1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi…

2. Khai báo thông tin trên Phiếu chi tiền.

    • Nhập thông tin Đối tượng: Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải
    • Nhập thông tin Chứng từ: Ngày Phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết: TK Nợ 311, Số tiền.

3. Nhấn Cất.

4. Chọn chức năng Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo liên quan: S01a-X: Nhật ký-sổ cái; S01b-X: Sổ cái tài khoản 111, 311; S02a-X: Sổ quỹ tiền mặt; S02b-X: Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt; S08-X: Sổ công nợ phải thu.

II. Chi cho hoạt động sự nghiệp

1. Định khoản

Căn cứ vào phiếu chi và bộ hồ sơ chứng từ liên quan, kế toán hạch toán:

Nợ TK 811 – Chi sự nghiệp

Có TK 111 – Tiền mặt

2. Mô tả nghiệp vụ

  • Khi phát sinh chi hoạt động sự nghiệp, kế toán tập hợp hồ sơ và lập phiếu chi chuyển cho Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
  • Kế toán chuyển phiếu thu đã được ký duyệt cho thủ quỹ.
  • Thủ quỹ tiến hành xuất quỹ tiền mặt, ký nhận vào phiếu chi và ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt.
  • Kế toán dựa vào phiếu chi đã ký nhận đầy đủ, tiến hành ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt.

3. Ví dụ

Ngày 10/08/2020, kế toán xã trả tiền mua thiết bị y tế cho trạm y tế xã cho Công ty TNHH dịch vụ y tế Tân Hòa, số tiền 5.000.000đ

4. Các bước thực hiện

1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi…

2. Khai báo thông tin trên Phiếu chi tiền.

    • Nhập thông tin Đối tượng: Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải
    • Nhập thông tin Chứng từ: Ngày Phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết: TK Nợ 431, Số tiền, Hoạt động.

3. Nhấn Cất.

4. Chọn chức năng Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo liên quan: S01a-X: Nhật ký sổ cái; S01b-X: Sổ cái; S02a-X: Sổ quỹ tiền mặt; S02b-X: Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền; S03-X: Sổ tiền gửi kho bạc; Sổ chi tiết các tài khoản liên quan….

III. Chuyển tiền thu hộ cho cấp trên

1. Định khoản

  • Trường hợp nộp tiền cho cấp trên, căn cứ vào phiếu chi và giấy nộp tiền vào tài khoản tại kho bạc, kế toán ghi:

Nợ TK 3361 – Các khoản thu hộ

Có TK 111 – Tiền mặt

  • Trường hợp nộp các khoản phí, lệ phí thu hộ cho cơ quan thuế hay cơ quan thi hành án, căn cứ phiếu chi đã lập, kế toán ghi

Nợ TK 3361 – Các khoản thu hộ

Có TK 111 – Tiền mặt (Số tiền mặt nộp cho cơ quan nhờ thu hộ)

Có TK 337 – Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước

2. Mô tả nghiệp vụ

  • Khi thực hiện nộp tiền thu hộ cho cấp trên, kế toán lập Giấy nộp tiền vào kho bạc (Trường hợp tiền thu hộ kho bạc nhà nước) và phiếu chi, chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt
  • Kế toán chuyển phiếu chi đã được ký duyệt đầy đủ cho thủ quỹ
  • Thủ quỹ xuất tiền mặt, ký trên phiếu chi và thực hiện hạch toán trên sổ quỹ tiền mặt
  • Kế toán căn cứ vào phiếu chi đã được ký duyệt đầy đủ, tiến hành ghi nhận vào sổ chi tiết tiền mặt.

3. Ví dụ

Ngày 12/08/2020, đơn vị làm thủ tục nộp tiền quỹ phòng chống thiên tai thu được trong 6 tháng đầu năm 2020 vào kho bạc nhà nước, số tiền 25.000.000 đồng

4. Các bước thực hiện

1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi…

2. Khai báo thông tin trên Phiếu chi tiền.

    • Nhập thông tin Đối tượng: Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải
    • Nhập thông tin Chứng từ: Ngày Phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết: TK Nợ 3361, Số tiền, Hoạt động.

3. Nhấn Cất.

4. Chọn chức năng Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo liên quan: S01a-X: Nhật ký-sổ cái; S01b-X: Sổ cái tài khoản 111, 3361, 337; S02a-X: Sổ quỹ tiền mặt; S02b-X: Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt; S10-X: Sổ theo dõi các khoản thu hộ;

IV. Chi quỹ công chuyên dùng tại xã

1. Định khoản

Căn cứ vào phiếu chi và các hồ sơ thanh toán liên quan, kế toán hạch toán:

Nợ TK 431 – Các quỹ tài chính ngoài ngân sách

Có TK 111 – Tiền mặt

2. Mô tả nghiệp vụ

  • Khi phát sinh nhu cầu chi tiền từ quỹ công chuyên dùng, kế toán tập hợp hồ sơ thanh toán theo từng trường hợp, đồng thời lập phiếu chi trình kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
  • Kế toán nhận lại phiếu chi đã ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ.
  • Thủ quỹ tiến hành chi tiền, ký nhận vào phiếu chi và hạch toán vào sổ quỹ tiền mặt.
  • Kế toán căn cứ vào phiếu chi đã được ký nhận, tiến hành ghi nhận vào sổ chi tiết quỹ tiền mặt.

3. Ví dụ

Ngày 09/08/2020, Kế toán UBND xã trả tiền mặt cho Công ty TNHH dịch vụ Tân Hòa tiền dọn dẹp cây gãy đổ do bão, số tiền 8.000.000đ được lấy từ Quỹ phòng chống lụt bão của xã.

4. Các bước thực hiện

1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi…

2. Khai báo thông tin trên Phiếu chi tiền.

    • Nhập thông tin Đối tượng: Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải
    • Nhập thông tin Chứng từ: Ngày Phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết: TK Nợ 431, Số tiền, Hoạt động.

3. Nhấn Cất.

4. Chọn chức năng Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo liên quan: S01a-X: Nhật ký-sổ cái; S01b-X: Sổ cái tài khoản 111, 431; S02a-X: Sổ quỹ tiền mặt; S02b-X: Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt;

V. Chi nộp quỹ công chuyên dùng vào tài khoản

1. Định khoản

Khái niệm quỹ công chuyên dùng:

– Quỹ công chuyên dùng của xã là các quỹ tài chính được hình thành từ việc nhân dân đóng góp theo quy định của Nhà nước

– Các khoản đóng góp trên phải theo nguyên tắc tự nguyện của nhân dân

– Được HĐND xã quyết định không đưa vào ngân sách xã.

Các quỹ công chuyên dùng của xã : Quỹ vì người nghèo, Quỹ an ninh, Quỹ phòng chống thiên tai, Quỹ đền ơn đáp nghĩa …

Sau khi thu các khoản đóng góp của dân để hình thành các quỹ công chuyên dùng của xã, Kế toán làm thủ tục nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi tại ngân hàng hoặc kho bạc. Căn cứ vào Phiếu chi tiền, giấy nộp tiền vào tài khoản, Giấy báo Có của Kho bạc kế toán ghi:

Nợ TK 1128: Nếu nộp vào tài khoản tiền gửi khác tại Kho bạc

Có TK 111: Tiền mặt

2. Mô tả nghiệp vụ

Trong kỳ, khi có nhu cầu mang tiền mặt nộp tiền vào tài khoản tiền gửi, quy trình thực hiện như sau:

  • Kế toán viết giấy nộp tiền vào tài khoản, đồng thời lập phiếu chi.
  • Chủ tịch UBND xã ký duyệt phiếu chi tiền và Giấy nộp tiền vào tài khoản
  • Thủ quỹ thực hiện xuất tiền cho kế toán và ghi sổ quỹ.
  • Kế toán mang tiền và giấy nộp tiền ra ngân hàng, kho bạc làm thủ tục nộp tiền.
  • Căn cứ vào phiếu chi và giấy nộp tiền vào tài khoản, giấy báo có của kho bạc, kế toán ghi sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi.

3. Ví dụ

Ngày 10/7/2020 Nộp tiền quỹ vì người nghèo vào tài khoản tiền gửi ở Kho bạc: 14.430.000đ

4. Các bước thực hiện

1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi…

2. Khai báo thông tin trên Phiếu chi tiền.

    • Nhập thông tin Đối tượng: Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải, TKKB.
    • Nhập thông tin Chứng từ: Ngày Phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết: TK Nợ 1128, Số tiền, Hoạt động.

3. Nhấn Cất.

4. Chọn chức năng Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo liên quan: S01a-X: Nhật ký-sổ cái; S01b-X: Sổ cái tài khoản 111, 1128; S02a-X: Sổ quỹ tiền mặt; S02b-X: Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt;….

VI. Chi mua sắm tài sản cố định

1. Định khoản

  • Mua tài sản bằng tiền do rút tạm ứng:

Căn cứ vào Phiếu chi (hoặc ủy nhiệm chi, lệnh chi tiền), kế toán ghi chi ngân sách chưa qua kho bạc

Nợ TK 137: Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước

Có TK 111: Tiền mặt (nếu chi bằng tiền mặt)

  • Sau đó làm thủ tục thanh toán với kho bạc, căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán với kho bạc kế toán ghi nhận

Nợ TK 814: Chi ngân sách xã đã hạch toán vào ngân sách nhà nước

Có TK 137: Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước

Đồng thời ghi Có TK 008

  • Căn cứ vào Biên bản bàn giao đưa tài sản vào sử dụng, kế toán ghi tăng tài sản cố định và tăng nguồn hình thành tài sản cố định

Nợ TK 211: Tài sản cố định

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

2. Mô tả nghiệp vụ

Thông thường đối với các tài sản có giá trị lớn, Đơn vị thường có kế hoạch mua sắm từ đầu năm, tuy nhiên trong năm căn cứ vào nhu cầu sử dụng, đơn vị tiến hành mua sắm tài sản.

  • Căn cứ vào kế hoạch mua sắm tài sản, nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận có nhu cầu lập yêu cầu mua sắm tài sản và chuyển bộ phận hành chính
  • Bộ phận hành chính kiểm tra sự phù hợp của yêu cầu mua sắm tài sản chuyển chủ tịch xã phê duyệt.
  • Chủ tịch xã ra quyết định mua sắm tài sản chuyển bộ phận hành chính.
  • Bộ phận hành chính thực hiện mua sắm tài sản, Ký hợp đồng mua sắm tài sản, nhận tài sản, hóa đơn mua sắm tài sản
  • Bộ phận hành chính sau khi mua tài sản gửi lại hóa đơn chứng từ cho kế toán để kế toán thực hiện thanh toán. Nếu thanh toán ngay: Kế toán làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán tiền mặt.
  • Bộ phận hành chính bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng tài sản và gửi lại kế toán Biên bản bàn giao tài sản.
  • Kế toán căn cứ vào Biên bản bàn giao TS để ghi tăng tài sản vào sổ tài sản và thẻ tài sản.

3. Ví dụ

Ngày 22/02/2020 đơn vị mua mới 01 máy vi tính sử dụng cho phòng địa chính, đơn giá: 10.000.000. Đơn vị thực hiện thanh toán ngay bằng tiền mặt.

4. Các bước thực hiện

1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi…

2. Khai báo thông tin trên Phiếu chi tiền.

    • Nhập thông tin Đối tượng: Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải
    • Nhập thông tin Chứng từ: Ngày Phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết: TK Nợ 137, Số tiền, MLNS, Hoạt động.

3. Nhấn Cất.

4. Chọn chức năng Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo liên quan: S01a-X: Nhật ký-sổ cái; S01b-X: Sổ cái tài khoản 111 và các tài khoản liên quan; S02a-X: Sổ quỹ tiền mặt; S02b-X: Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt.

VII. Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền mặt

1. Định khoản

  • Khi thanh toán khối lượng cho người nhận thầu thì căn cứ hạch toán là Hợp đồng nhận thầu xây dựng, Biên bản nghiệm thu khối lượng hoặc Phiếu giá công trình và phiếu thu đã lập, hạch toán:

Nợ TK 331 – Các khoản phải trả (chi tiết người nhận thầu xây dựng cơ bản)

Có TK 111: Tiền mặt

  • Khi thanh toán trả nợ cho người cung cấp, căn cứ vào phiếu chi và hóa đơn mua hàng, hạch toán:

Nợ TK 331 – Các khoản phải trả

Có TK 111 – Tiền mặt

2. Mô tả nghiệp vụ

  • Khi phát sinh việc thanh toán công nợ cho bên thứ 3, kế toán xã căn cứ vào các hồ sơ chứng từ liên quan (Hợp đồng, hóa đơn…) lập phiếu chi chuyển cho Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
  • Kế toán chuyển phiếu thu đã được ký duyệt cho thủ quỹ.
  • Thủ quỹ tiến hành xuất quỹ tiền mặt, ký nhận vào phiếu chi và ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt.
  • Kế toán dựa vào phiếu chi đã ký nhận đầy đủ, tiến hành ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt.

3. Ví dụ

Ngày 08/08/2020 kế toán làm thủ tục thanh toán công nợ cho Công ty Tân Hòa về tiền mua vật liệu sửa chữa sân ủy ban, số tiền 5.000.000đ.

4. Các bước thực hiện

1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi…

2. Khai báo thông tin trên Phiếu chi tiền.

    • Nhập thông tin Đối tượng: Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải
    • Nhập thông tin Chứng từ: Ngày Phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết: TK Nợ 331, Số tiền, Hoạt động.

3. Nhấn Cất.

4. Chọn chức năng Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo liên quan: S01a-X: Nhật ký-sổ cái; S01b-X: Sổ cái tài khoản 111 và các tài khoản liên quan; S02a-X: Sổ quỹ tiền mặt; S02b-X: Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt.

VIII. Chi lương cho cán bộ

1. Định khoản

Khi thực hiện chi trả tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả cho cán bộ, công chức cấp xã bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 334: Phải trả cán bộ, công chức

Có TK 111: Tiền mặt

2. Mô tả nghiệp vụ

  • Căn cứ bảng tính lương được duyệt, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương và đề nghị chi tiền gửi kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phê duyệt
  • Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phê duyệt Bảng thanh toán tiền lương và đề nghị chi tiền
  • Kế toán tiền mặt lập phiếu chi tiền. Nếu cán bộ viên chức và người lao động khác tự đến lĩnh tiền mặt thì thường lập 1 phiếu chi chung để chuyển thủ quỹ chi tiền (tên người nhận là Thủ quỹ thực hiện trả lương), nếu chi cho đại diện các bộ phận đến lĩnh tiền lương thì mỗi bộ phận làm 1 phiếu chi riêng (tên người nhận tiền là đại diện của các bộ phận đến nhận lương)
  • Thủ quỹ/cán bộ đại diện bộ phận chi trả lương cho cán bộ viên chức và người lao động, cán bộ viên chức và người lao động nhận lương ký nhận vào bảng thanh toán tiền lương
  • Thủ quỹ chuyển phiếu chi có đầy đủ chữ ký cho kế toán ghi nhận vào sổ sách, và Thủ quỹ/cán bộ đại diện chi trả lương nộp lại Bảng thanh toán tiền lương cho kế toán làm cơ sở hạch toán và lưu chứng từ

3. Ví dụ

Tháng 9/2020 kế toán xã thực hiện thanh toán lương cho cán bộ tập sự của xã bằng tiền mặt, trong đó:

Tiền lương là: 11.931.860đ

Phụ cấp kiêm nhiệm: 2.689.740đ

Thưởng đột xuất: 2.000.000đ

4. Các bước thực hiện

1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi…

2. Khai báo thông tin trên Phiếu chi tiền.

    • Nhập thông tin Đối tượng: Người nhận, Địa chỉ, Diễn giải
    • Nhập thông tin Chứng từ: Ngày Phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi.
    • Nhập thông tin chứng từ chi tiết: TK Nợ 334, Số tiền, MLNS, Hoạt động.

3. Nhấn Cất.

4. Chọn chức năng Báo cáo để xem/in sổ, báo cáo liên quan: S01a-X: Nhật ký-sổ cái; S01b-X: Sổ cái tài khoản 111 và các tài khoản liên quan; S02a-X: Sổ quỹ tiền mặt; S02b-X: Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt.

Cập nhật 22 Tháng Mười Một, 2019

Bài viết này hữu ích chứ ?

Bài viết liên quan

Học phần mềm trực tuyến
Học phần mềm MISA Bamboo.NET 2020 trực tuyến qua Zoom
XEM PHIM HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ZOOM

Để lại bình luận